Supplier Relationship Management (SRM) bei Nebenlieferanten

Die Beschaffung kann heute mehr denn je einen Beitrag zur Wertschöpfung leisten und als Erfolgsfaktor und Kostengestalter dienen. Durch den Fokus auf strategische Aktivitäten können Effizienzsteigerungen einfach durchgesetzt werden. Voraussetzung hierfür ist die Schaffung von langfristigen und partnerschaftlichen Beziehungen. Die Integration und Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen kann einfach vorangetrieben werden. Normalerweise essenziell wichtigen Lieferanten vorbehalten, gibt es effektive Wege und Möglichkeiten ein Supplier Relationship Management (SRM) bei indirekten Materialien aufzubauen. Gerade bei mittelständischen Unternehmen kann SRM bei indirekten Materialien ein starker Hebel für Kostenvorteile sein.

Auf Basis des 3-Ebenen SRM Modells kann als erster Schritt ein Nebenlieferanten SRM geschaffen werden. Dieses ist wesentlich weniger aufwändig und ohne tiefgehende Investitionen zu implementieren als eine Gesamtstrategie und bringt den Freiraum sich strategisch mit der Beschaffung auseinanderzusetzen. Ziel des Nebenlieferanten SRM ist die Vereinheitlichung der Prozesse nach innen und außen.

  1. Ebene – Gesamtstrategie der Beschaffung

Ziele des Nebenlieferanten SRM werden definiert. Mögliche Ziele sind hier:

  • Reduktion der Nebenlieferanten
  • Reduktion der Anzahl der Rechnungen
  • Einschränkung des Maverick Buying
  1. Ebene – Strategischer Beschaffungsprozess

Wichtig ist die Analyse der Materialgruppen, die von Nebenlieferanten bedient werden. Ein Partner im Business Process Outsourcing kann das ganze Spektrum indirekter Materialien abdecken und somit die Anzahl der Ansprechpartner für Fachbereiche, Einkauf, Controlling und Buchhaltung auf genau einen Ansprechpartner reduzieren. Mit der einmaligen Schaffung von kompetenzbasierten Einkaufsbefugnissen kann der operative Prozess der Beschaffung radikal vereinfacht werden. Ein einheitliches Rechnungsmanagement mit einheitlichen Zahlungskonditionen wird aufgebaut.

  1. Ebene – Operativer Beschaffungsprozess

Beschaffungen von indirekten Materialien können nun über nur noch einen Ansprechpartner abgewickelt werden. Die zeitintensiven Faktoren eines Bestellprozesses fallen weg. Die Mitarbeiter des Unternehmens bestellen direkt bei dem BPO-Partner.

Langfristige Möglichkeiten

Durch die Umsetzung des Nebenlieferanten SRM über einen BPO-Partner werden nicht nur massive Prozesskosten eingespart, sondern auch langfristige Potentiale bei Nebenlieferanten aufgedeckt. Benchmarks, Verbrauchsanalysen und weitere Anpassungen sind einfach möglich wenn erst einmal genug Daten gesammelt wurden.

Die Glaskugel weglegen und indirekte Materialien transparent machen lassen

Der Blick in die Glaskugel ist oft der einzige Weg für ein mittelständiges Unternehmen um die tatsächlichen Kosten bei indirekten Materialien aufzuzeigen. Das Konto „Allgemeine Kosten“ wird der Einfachheit halber gerne genutzt und das Budget steigt von Jahr zu Jahr.     In diesen Unternehmen sind indirekte Kosten in der Regel schwer transparent zu machen.
Die Größe der Einkaufs- und Controlling-Abteilung lassen es nicht zu, tiefergehend auf die Ausgabenpositionen einzugehen. Eine ERP-Lösung ist vorhanden, die Pflege allerdings zu teuer. Abgesehen davon werden die ERP-Systeme immer komplexer und somit nicht zwingend einfacher zu bedienen. Dennoch laufen ~80% aller Beschaffungs- und Kreditorenprozesse auf indirekte Kosten. Viele Ausgaben werden erst stark zeitverzögert aufgedeckt, beispielsweise mit der Kreditkarten-Abrechnung der Mitarbeiter. Die Tendenz zum Maverick-Buying existiert fast ausschließlich bei indirekten Materialien.
Alles in allem suboptimal! Viele Kostenpositionen entstehen, man kann grob vermuten wo, aber man kann in der Regel einfach nicht so viel tun, da dies nicht die Hauptaufgabe ist. Sicherlich kann die eine oder andere Schraube gedreht werden um Verbesserungen zu erzielen, aber alles in allem passiert erst einmal wenig.

Warum eigentlich Transparenz?

Es sind doch nur C-Teile, MRO und indirekte Materialien, also Nebenlieferanten. Stimmt, aber genau hier liegt ja der Vorteil. 80% der Arbeit von Einkauf und Buchhaltung entstehen ja genau hier. Und genau hier kann die Transparenz sehr hilfreich sein um Kosten zu sparen, Benchmarks zu machen oder Prioritäten setzen zu können.

Wo liegen also die Potentiale?

Status Quo:

Es gibt wichtigeres zu tun als sich um X verschiedene Nebenlieferanten zu kümmern. IT-ERP Systeme sind für viele Unternehmen zu teuer (in Anschaffung und Prozesskosten).

Die Lösung:

Intern haben wir also wenige Möglichkeiten etwas zu verändern, ohne gleich tief in den Budget-Topf zu greifen. Somit schauen wir mal nach externen Lösungen.

Wie wäre es einfach die Zahl der Nebenlieferanten zu minimieren? Voraussetzung: Qualität und Kosten bleiben mindestens gleich. Je weniger Lieferanten, desto einfacher ist es die Transparenz herzustellen.

In simplicitas veritas
Im einfachen und offenen liegt die Wahrheit, und noch viel mehr liegt darin. Gerade im Mittelstand ist der Einkauf mit operativen Tätigkeiten beschäftigt und gerade deshalb gibt es hier immense Einsparpotentiale zu heben.
Angenommen man hat nur noch einen Dienstleister für Nebenlieferanten der von Büromaterial bis hin zu Sonderbeschaffungen alles liefert (Single Sourcing nennt man das gerne bei A-Lieferanten). Das würde dann so funktionieren wie eine externe Einkaufsabteilung für alle Nebenlieferanten.
Sämtliche Ausgabedaten stehen auf den Rechnungen, aufgeschlüsselt nach Kostenstellen, Mitarbeitern, Sachkonten oder Projekten zur Verfügung. Die Einspielung der Daten ins unternehmensinterne Datenverarbeitungsprogramm sollte ebenfalls problemlos sein. Ein gezieltes Herausfiltern von Daten ist dann jederzeit möglich. Der Nutzen für das Unternehmen liegt auf der Hand: Da manuelle Eingaben entfallen und Überweisungen drastisch reduziert werden, vereinfachen sich die internen Abrechnungsläufe, die Einkaufskosten sinken (TCO). Die Rechnung für eingekaufte Waren verfügen immer über das gleiche, vereinbarte Zahlungsziel. Das Unternehmen kann seine Liquiditätsplanungen optimieren und den Cashflow verbessern.

Im Endeffekt alles Nebeneffekte des Wunsches nach mehr Transparenz.

Gar nicht schlecht, dieses Streben nach Transparenz.

Fröhliche Weihnachten

Ein ereignisreiches Jahr geht zu Ende.
Wir möchten uns bei Ihnen ganz herzlich für die Zusammenarbeit bedanken und freuen uns diese auch künftig weiterzuführen.

Wir wünschen Ihnen besinnliche und erholsame Feiertage.
Bleiben Sie gesund!

Ihr WVD-Team

Günstiger Einkauf vs. Schnelle Beschaffung

„Wir brauchen sehr schnell Produkt X – es eilt!“

Diesen Satz kennt man im Einkauf: Schnell muss es gehen. Die Crux bei der Sache ist der Konflikt zwischen den Zielen der verschiedenen Abteilungen. Für die Bedarfsabteilung muss es schnell gehen und für den Einkauf muss eine günstige Lösung her – das geht oft nicht Hand in Hand.

Ein einfacher Gedanke in der operativen Bearbeitung ist nun:

  • Eine rudimentäre schnelle Suche verbraucht eher Zeit, als dass sie einen großen Nutzen hätte,
  • Zeit ist Mangelware
  • und die Bedarfsabteilung wird schon wissen was sie da tut.

und dahin geht sie, die Beschaffungsstrategie.

Die Ideen aus den Bedarfsabteilungen sind nicht schlecht – im Gegenteil: Fast immer machen sich die Abteilungen, in alle Richtungen gehend, Gedanken bei der Lieferantenwahl. Gleichzeitig versucht der Einkauf alle Möglichkeiten der Beschaffung im Rahmen der Unternehmensstrategie umzusetzen.

Häufig schränkt der Zeitdruck im Einkauf die Möglichkeiten am Markt stark ein. Das schnell benötigte Produkt verdrängt den preisgünstigen Einkauf. Die schnelle Lieferung erfolgt durch undefinierte Prozesse und lässt zudem die administrativen Kosten nach oben schnellen. Obwohl im Einkauf ja bekanntlich auf jeden Cent geachtet wird, spielen der Preisnachteil und die hohen Prozesskosten keine Rolle mehr.

Die klassischen Zielkonflikte von Einkauf und schneller Beschaffung können leicht gelöst werden:

Jeder Einkäufer ist sofort auf der sicheren Seite, wenn er einen Servicepartner hat, der zuverlässig und schnell seine eilige Bestellung immer kostengünstig und in einem vorab definierten Prozess abwickelt. Die Arbeitsteilung mit dem Servicepartner ist kundenspezifisch festgeschrieben.

Die Lieferanten- und Herstellerunabhängige Prozessstandardisierung durch den unabhängigen Dienstleister ist ein großer Optimierungshebel. Sie sorgt von den Bestellungen aus Unternehmens- und Fachbereichsbezogenen Warenkörben bis hin zum reibungslosen Rechnungsdurchlauf und optimierter Rechnungsregulierung.

Outsourcing ohne Kontrollverlust

Gegenüber ihrem Kerngeschäft (ca. 20% Lieferantenanteil) sind Unternehmen bei ihren Nebenlieferanten (ca. 80% Lieferantenanteil) mit Intransparenz und ineffizienten Beschaffungsprozessen konfrontiert.

Das ständige Wachstum von Lieferantenvielfalt und dem Markt sowie die höchst unterschiedlichen Materialanforderungen der Fachbereiche führen zu manuellen Bestellungen und einer Flut von kleinen Eingangsrechnungen. Oftmals werden manuelle Prozesse angewandt, da ERP-Systeme für die Abwicklung von Nebenlieferanten nicht gedacht und zu teuer sind. Häufig bestellen verschiedene Abteilungen über unterschiedliche Wege direkt und am Einkauf vorbei. Dies geschieht häufig auch aus Zeitgründen.

Die große Herausforderung lautet: Ressourcen sinnvoll einsetzen!

Es ist sehr kostspielig den Einkauf bei jeder Kleinbestellung mit den üblichen Themen der Lieferantenpflege, -integration, -entwicklung, und -förderung zu konfrontieren. Der Aufwand wäre unbezahlbar. Eine sinnvolle Nutzung der verfügbaren Ressourcen ist dies nicht.

Zuverlässig und kontrolliert!

Entscheidend für das Unternehmen ist, dass die jeweilige Fachabteilung einerseits zuverlässig und schnell das Produkt erhält und andererseits der Einkauf ohne Kontrollverlust immer auf der sicheren Seite ist.

Die Lösung ist für einen erfahrenen externen Spezialisten einfach. Er nimmt die Bestellungen entgegen und berücksichtigt die Einkaufsvollmachten. Dadurch ist ein schneller, gesicherter und zuverlässiger Bestellprozess, welcher individuell auf das Unternehmen ausgelegt ist, für alle Besteller einheitlich standardisiert. Alle Oberbegriffe wie Preis, Qualität und Service sind definiert. Ein Servicepartner für die Beschaffungs- und Kreditorenabwicklung verschafft dem Einkauf sofort die volle Kontrolle. Damit sind Preis, Qualität und Transparenz gesichert und die Beschaffungskosten von der Bestellung bis zur Rechnung gedeckelt.