Günstiger Einkauf vs. Schnelle Beschaffung

„Wir brauchen sehr schnell Produkt X – es eilt!“

Diesen Satz kennt man im Einkauf: Schnell muss es gehen. Die Crux bei der Sache ist der Konflikt zwischen den Zielen der verschiedenen Abteilungen. Für die Bedarfsabteilung muss es schnell gehen und für den Einkauf muss eine günstige Lösung her – das geht oft nicht Hand in Hand.

Ein einfacher Gedanke in der operativen Bearbeitung ist nun:

  • Eine rudimentäre schnelle Suche verbraucht eher Zeit, als dass sie einen großen Nutzen hätte,
  • Zeit ist Mangelware
  • und die Bedarfsabteilung wird schon wissen was sie da tut.

und dahin geht sie, die Beschaffungsstrategie.

Die Ideen aus den Bedarfsabteilungen sind nicht schlecht – im Gegenteil: Fast immer machen sich die Abteilungen, in alle Richtungen gehend, Gedanken bei der Lieferantenwahl. Gleichzeitig versucht der Einkauf alle Möglichkeiten der Beschaffung im Rahmen der Unternehmensstrategie umzusetzen.

Häufig schränkt der Zeitdruck im Einkauf die Möglichkeiten am Markt stark ein. Das schnell benötigte Produkt verdrängt den preisgünstigen Einkauf. Die schnelle Lieferung erfolgt durch undefinierte Prozesse und lässt zudem die administrativen Kosten nach oben schnellen. Obwohl im Einkauf ja bekanntlich auf jeden Cent geachtet wird, spielen der Preisnachteil und die hohen Prozesskosten keine Rolle mehr.

Die klassischen Zielkonflikte von Einkauf und schneller Beschaffung können leicht gelöst werden:

Jeder Einkäufer ist sofort auf der sicheren Seite, wenn er einen Servicepartner hat, der zuverlässig und schnell seine eilige Bestellung immer kostengünstig und in einem vorab definierten Prozess abwickelt. Die Arbeitsteilung mit dem Servicepartner ist kundenspezifisch festgeschrieben.

Die Lieferanten- und Herstellerunabhängige Prozessstandardisierung durch den unabhängigen Dienstleister ist ein großer Optimierungshebel. Sie sorgt von den Bestellungen aus Unternehmens- und Fachbereichsbezogenen Warenkörben bis hin zum reibungslosen Rechnungsdurchlauf und optimierter Rechnungsregulierung.

Outsourcing ohne Kontrollverlust

Gegenüber ihrem Kerngeschäft (ca. 20% Lieferantenanteil) sind Unternehmen bei ihren Nebenlieferanten (ca. 80% Lieferantenanteil) mit Intransparenz und ineffizienten Beschaffungsprozessen konfrontiert.

Das ständige Wachstum von Lieferantenvielfalt und dem Markt sowie die höchst unterschiedlichen Materialanforderungen der Fachbereiche führen zu manuellen Bestellungen und einer Flut von kleinen Eingangsrechnungen. Oftmals werden manuelle Prozesse angewandt, da ERP-Systeme für die Abwicklung von Nebenlieferanten nicht gedacht und zu teuer sind. Häufig bestellen verschiedene Abteilungen über unterschiedliche Wege direkt und am Einkauf vorbei. Dies geschieht häufig auch aus Zeitgründen.

Die große Herausforderung lautet: Ressourcen sinnvoll einsetzen!

Es ist sehr kostspielig den Einkauf bei jeder Kleinbestellung mit den üblichen Themen der Lieferantenpflege, -integration, -entwicklung, und -förderung zu konfrontieren. Der Aufwand wäre unbezahlbar. Eine sinnvolle Nutzung der verfügbaren Ressourcen ist dies nicht.

Zuverlässig und kontrolliert!

Entscheidend für das Unternehmen ist, dass die jeweilige Fachabteilung einerseits zuverlässig und schnell das Produkt erhält und andererseits der Einkauf ohne Kontrollverlust immer auf der sicheren Seite ist.

Die Lösung ist für einen erfahrenen externen Spezialisten einfach. Er nimmt die Bestellungen entgegen und berücksichtigt die Einkaufsvollmachten. Dadurch ist ein schneller, gesicherter und zuverlässiger Bestellprozess, welcher individuell auf das Unternehmen ausgelegt ist, für alle Besteller einheitlich standardisiert. Alle Oberbegriffe wie Preis, Qualität und Service sind definiert. Ein Servicepartner für die Beschaffungs- und Kreditorenabwicklung verschafft dem Einkauf sofort die volle Kontrolle. Damit sind Preis, Qualität und Transparenz gesichert und die Beschaffungskosten von der Bestellung bis zur Rechnung gedeckelt.

Schnellboote und Frachtschiffe

Warum ein Schnellboot (Einkaufs-Dienstleister-BPO) die bessere Warenversorgung bei indirekten Materialien und Nebenlieferanten bieten kann als ein Frachtschiff (Einkaufs-Webdienstleister):

Frachtschiffe sind wenn es um Schnelligkeit und Flexibilität geht, gegenüber kleinen und jederzeit flexiblen Schnellbooten immer im Nachteil; denn die Größe lässt keine schnelle Reaktion zu und schränkt die Flexibilität der Transaktionen stark ein. Zudem ist die Anschaffung eines Frachtschiffes in den Initialkosten und den ständigen Fixkosten sehr teuer. So kommt zum Beispiel bei speziellen Vorgängen oder bei besonders eiligen Bestellungen ein Frachtschiff an seine Grenzen; nicht aber ein Schnellboot.
Flexible, schnelle und schlanke – inhabergeführte B2B-Dienstleistungsunternehmen gelten als Schnellboote der Beschaffung für Kunden-Fachbereiche und des Kundeneinkaufs.

Schnellboote, spezialisierte kleine B2B-Dienstleister haben eine flache und straffe Organisation und sind jederzeit in der Lage, Beschaffungen schnell und zuverlässig auszuführen. Man arbeitet präzise aber nicht „bürokratisch“ den Stapel von oben ab. Wenn es „brennt“, weiß der Spezialist was zu tun ist.
Durch eine langjährige professionelle B2B-Erfahrung mit branchenübergreifenden Kunden-Unternehmen kann der Spezialist seinem Kunden jederzeit zuverlässige Lösungen garantieren. Der gute direkte Kontakt und die Qualität der Kommunikation mit dem kleinen Dienstleister werden bei Frachtschiffen mit häufig langen Reaktionszeiten selten erreicht.

Schnelligkeit, flexible und innovative Lösungen – das ist kein Wunder und vor allem der direkte Kontakt zum Inhaber wird gewährleistet. Die Mitarbeiter sind gut ausgebildet und hoch motiviert. Kurze Entscheidungswege, Flexibilität nicht nur bei schnellen Aktionen, sondern die durchgängige Prozessoptimierung bis zur speziellen Monatsrechnung runden die Lösung ab.
Schnellboote erzielen für den Kunden mit dem Einsatz der geringstmöglichen Mittel, das optimalste Ergebnis für mittelständische Unternehmen und das ohne zusätzliche IT-Investitionen und alltäglichem Erfassungsaufwand.

Was nützt der billigste Container, wenn nicht alle Produkte an Bord sind?

Schöne Weihnachten

Liebe Kundinnen, liebe Kunden,

das Jahr 2020 neigt sich dem Ende zu. Es war für viele sicherlich ein anstrengends, lehrreiches und ungewisses Jahr.
Wir, als WVD, stehen Ihnen weiterhin zur Verfügung und bearbeiten gerne Ihre Anliegen!

Wir wünschen Ihnen und Ihren Liebsten ein frohes Weihnachtsfest und vor allem viel Gesundheit!

Ihr WVD-Team

Der Einkaufspreis – nur die Spitze des Eisbergs

Der Kostendruck steigt, aber der Kaufpreis ist alleine nicht kaufentscheidend.
Vor allem wenn es um kleine, abteilungsspezifische Produkte bei Nebenlieferanten geht, neigt mancher Kollege dazu, nach besonders preisgünstigen Angeboten zu suchen. Diese Rechnung geht jedoch nicht auf: Er muss damit relativ lange Zeit im Internet oder am Telefon verbringen. Wer kann was, wann und wie liefern und natürlich zu welchem Preis? Doch damit nicht genug. Mit der Bestellung verlangt der Lieferant womöglich noch Vorkassenzahlung oder eine Kreditkartennummer. Mit der Lieferung kommt die „kleine“ Rechnung und die Buchhaltung ist nicht gerade über Barzahlungsbelege und Einzelüberweisungen erfreut.

In mittelständischen produzierenden Unternehmen können „kleine“ Eingangsrechnungen bis zu 80 Prozent des Gesamtanteils ausmachen. Klar ist, dass die „großen“ Eingangsrechnungen mit 20 Prozent Anteil im Unternehmen durchgängig einkaufseffizient abgewickelt werden.

Aber folgende Frage bleibt:
Wie können Einsparungen in den verbleibenden 80 Prozent der höchst unterschiedlichen Einkaufsbereichen „Nebenlieferanten“ erzielt werden?

Um effizienter zu werden und mehr Zeit für die Kernkompetenzen zu haben, muss sich das Unternehmen helfen lassen. Alleine schafft es dies nicht. Der Themenkomplex reicht von kundenspezifischer, investitionsfreier Prozess-Standardisierung, 1-Schritt-Webshoporder, einem persönlichen unabhängigen Servicepartner, Material- und Kostentransparenz, Einkaufsbündelung und Lieferanteneinbindung, bis zur monatlichen Sammelrechnung  und sachkontengerechten Datensätzen über Systemberatungen bis hin zu den speziellen Services.

Vorab eine Beratung schafft Klarheit. Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, an welchen Stellen man sparen kann und vor allem wie und wie viel. Die meisten Unternehmen sehen immer nur die Spitze des Eisbergs: den Einkaufspreis. Verborgene Kosten in der Abwicklung bringt erst eine ganzheitliche Analyse zum Vorschein.

Werden tatsächlich Einsparpotenziale aus Zeitgründen übersehen?

Viele Mitarbeiter im Einkauf und in den Fachabteilungen sind mit dem Tagesgeschäft bereits an ihren Kapazitätsgrenzen angelangt. Es kommt immer öfter und nicht nur in Urlaubszeiten vor, dass die Vielzahl der operativen Prozesse an manchen Tagen überhand nehmen. Es ist zwar positiv, wenn das Geschäft floriert, andererseits ist es schlecht für das Unternehmen. Es verliert Geld, weil Zeit für das „Wichtige“ im Einkauf fehlt.

Die Mitarbeiter werden zu sehr von einkaufshemmenden, bürokratischen und alltäglichen kleineren Tätigkeiten in Anspruch genommen. „Das Unternehmen ist eben so strukturiert“, hört man dann – „Man kennt die Abläufe und lebt schon lange gut damit.“ Und man sieht unteranderem auch aus Zeitgründen, keinen Ansatz sich unbedingt mit diesem Thema beschäftigen zu müssen. Denn wie bereits erwähnt, das Geschäft blüht.

Genau genommen werden die unzähligen kleinen Schritte um Materialien wie C-Teile, Ersatzteile/MRO und indirekter Materialbedarf zu bestellen nur am Preis festgemacht. Wirtschaftlich sinnvolle Überlegungen, die in Richtung Automatisierung und Standardisierung gehen und in anderen Bereichen seit Jahrzehnten Einzug gehalten haben, kommen aus Zeitgründen nicht zum Zuge.

Statt nur den Kaufpreis und nur das Freigabeverfahren im Auge zu haben, wäre es doch deutlich sinnvoller auch über die verdeckten administrativen Kosten bei Nebenlieferanten, also über den Gesamtprozess einmal nachzudenken.

Einsparungen durch Prozessoptimierung zu generieren sind für einen erfahrenen Dienstleister kein Hexenwerk. Wird einmal die kundenspezifische Beschaffungsregel besprochen, wird der professionelle Dienstleister dauerhaft für eine optimale, flexible und kundenspezifische Bestellabwicklung sorgen und die Mitarbeiter haben endlich Zeit für das „Wichtige“.

Veränderungen sind jedoch nicht immer beliebt. Aber hier geht es um viel Zeit und Geld! Prozesskosteneinsparungen kann man für neue Ideen, beispielsweise die Generierung von mehr Umsatz, einsetzen. Und warum sollten Unternehmen dies nicht nutzen?