Der Blick in die Glaskugel ist oft der einzige Weg für ein mittelständiges Unternehmen um die tatsächlichen Kosten bei indirekten Materialien aufzuzeigen. Das Konto „Allgemeine Kosten“ wird der Einfachheit halber gerne genutzt und das Budget steigt von Jahr zu Jahr. In diesen Unternehmen sind indirekte Kosten in der Regel schwer transparent zu machen.
Die Größe der Einkaufs- und Controlling-Abteilung lassen es nicht zu, tiefergehend auf die Ausgabenpositionen einzugehen. Eine ERP-Lösung ist vorhanden, die Pflege allerdings zu teuer. Abgesehen davon werden die ERP-Systeme immer komplexer und somit nicht zwingend einfacher zu bedienen. Dennoch laufen ~80% aller Beschaffungs- und Kreditorenprozesse auf indirekte Kosten. Viele Ausgaben werden erst stark zeitverzögert aufgedeckt, beispielsweise mit der Kreditkarten-Abrechnung der Mitarbeiter. Die Tendenz zum Maverick-Buying existiert fast ausschließlich bei indirekten Materialien.
Alles in allem suboptimal! Viele Kostenpositionen entstehen, man kann grob vermuten wo, aber man kann in der Regel einfach nicht so viel tun, da dies nicht die Hauptaufgabe ist. Sicherlich kann die eine oder andere Schraube gedreht werden um Verbesserungen zu erzielen, aber alles in allem passiert erst einmal wenig.
Warum eigentlich Transparenz?
Es sind doch nur C-Teile, MRO und indirekte Materialien, also Nebenlieferanten. Stimmt, aber genau hier liegt ja der Vorteil. 80% der Arbeit von Einkauf und Buchhaltung entstehen ja genau hier. Und genau hier kann die Transparenz sehr hilfreich sein um Kosten zu sparen, Benchmarks zu machen oder Prioritäten setzen zu können.
Wo liegen also die Potentiale?
Status Quo:
Es gibt wichtigeres zu tun als sich um X verschiedene Nebenlieferanten zu kümmern. IT-ERP Systeme sind für viele Unternehmen zu teuer (in Anschaffung und Prozesskosten).
Die Lösung:
Intern haben wir also wenige Möglichkeiten etwas zu verändern, ohne gleich tief in den Budget-Topf zu greifen. Somit schauen wir mal nach externen Lösungen.
Wie wäre es einfach die Zahl der Nebenlieferanten zu minimieren? Voraussetzung: Qualität und Kosten bleiben mindestens gleich. Je weniger Lieferanten, desto einfacher ist es die Transparenz herzustellen.
In simplicitas veritas
Im einfachen und offenen liegt die Wahrheit, und noch viel mehr liegt darin. Gerade im Mittelstand ist der Einkauf mit operativen Tätigkeiten beschäftigt und gerade deshalb gibt es hier immense Einsparpotentiale zu heben.
Angenommen man hat nur noch einen Dienstleister für Nebenlieferanten der von Büromaterial bis hin zu Sonderbeschaffungen alles liefert (Single Sourcing nennt man das gerne bei A-Lieferanten). Das würde dann so funktionieren wie eine externe Einkaufsabteilung für alle Nebenlieferanten.
Sämtliche Ausgabedaten stehen auf den Rechnungen, aufgeschlüsselt nach Kostenstellen, Mitarbeitern, Sachkonten oder Projekten zur Verfügung. Die Einspielung der Daten ins unternehmensinterne Datenverarbeitungsprogramm sollte ebenfalls problemlos sein. Ein gezieltes Herausfiltern von Daten ist dann jederzeit möglich. Der Nutzen für das Unternehmen liegt auf der Hand: Da manuelle Eingaben entfallen und Überweisungen drastisch reduziert werden, vereinfachen sich die internen Abrechnungsläufe, die Einkaufskosten sinken (TCO). Die Rechnung für eingekaufte Waren verfügen immer über das gleiche, vereinbarte Zahlungsziel. Das Unternehmen kann seine Liquiditätsplanungen optimieren und den Cashflow verbessern.
Im Endeffekt alles Nebeneffekte des Wunsches nach mehr Transparenz.
Gar nicht schlecht, dieses Streben nach Transparenz.