Wenn eine Abteilung einen „kleinen“ Materialbedarf hat aber keinen Lieferanten dafür, muss man häufig relativ lange Zeit im Internet oder am Telefon verbringen. Wer kann was und wann liefern und zu welchem Preis?
Hat man dann einige Anbieter gefunden, stellt man fest, dass der eine viel zu teuer ist aber dafür sofort und frei Haus liefern könnte und ein anderer Anbieter welcher sehr günstig anbietet, leider die lange Lieferzeit erst aufgrund einer weiteren Nachfrage nennt. Obwohl man mit der Anfrage auch nach Lieferzeit und -konditionen gefragt hat, teilen viele Anbieter nur teilweise Termine und Zusatzkosten mit. Also wird die nächste Klärungsrunde gestartet, um Zusatzkosten wie Versicherungskosten, Verpackungs- und/oder Versandkosten, Mindermengenzuschlag und vieles Weitere zu klären. Spätestens beim Preise vergleichen stellt man fest, dass der ganze Aufwand wegen der Ersparnis weniger Cents sich überhaupt nicht lohnt. Ganz zu schweigen von angedachten Preisverhandlungen. Da der Lieferant nicht gelistet ist, gibt es, und dass ist die Regel, keine besonderen Konditionen: … weitersuchen?
Längst ist für das Unternehmen nicht mehr davon auszugehen, dass bei solchen Aktionen Einsparungen realisiert werden. Die Kosten entstehen hier zwar nicht beim Produkt aber in allen anderen Bereichen wird der Einkaufspreis durch die dann zusätzlich benötigten Arbeitsleistungen mehrfach wieder zunichte gemacht. Ganz klar ist damit, es macht wirklich keinen Sinn, für „kleine“ Bestellungen zu viel Zeit aufzubringen. Ehrlich und rein wirtschaftlich gesehen, verursacht eine solche Bestellung häufig deutlich mehr Zeit wie eine „teure“ Bestellung. Nur, dass bei den hohen Bestellwerten sich wenigsten der gesamte Aufwand rentiert. Die üblichen Kostentreiber sind neben der Angebotseinholung: Auftragsbestätigung, Klärung von Lieferangelegenheiten und gegebenenfalls eine Reklamation in die Wege leiten und der Abrechnungsprozess.
Neben der Kalkulation des Preises, muss auch bedacht werden, dass in Unternehmen durch das Auslösen einer Bestellung durchschnittlich bis zu 150 Euro Kosten über alle prozessrelevanten Bereiche entstehen.
Hier greift das Pareto-Prinzip, d.h. mit 20 Prozent aller Bestellvorgänge (Kerngeschäft) werden 80 Prozent der Artikel bzw. des Einkaufswertes dargestellt. Hier ist der perfekte Hebel zur Optimierung der Prozesskosten. Die größte Anzahl an Lieferanten findet sich in den Kategorien „Nebenlieferant“ und „liefert 1-5 Artikel“.
Hinzu kommt, dass durch die Fokussierung auf den besten Preis bei den klassischen B- und C-Artikeln mehr Arbeitsleistung in die preislich wenig optimierbaren Bereiche, statt in die wesentlich interessanten „höherpreisigen“ Produkte gesteckt wird.
Outsourcing von unrentablen Prozessen und Fokus auf strategische Kennzahlen.
Die Rechnung ist einfach. Man braucht mehr „wertvolle Zeit“ für die 20% der Hauptlieferanten. Die Zeit erhält man, wenn die Lieferantenprozesse „Nebenlieferant“ und „liefert 1-5 Artikel“ standardisiert werden; wörtlich genommen, wenn man die Prozesse genau auf seine Bedürfnisse ausgelegt standardisieren lässt. Ein erfahrener und kompetenter B2B-Dienstleister kann Wege aufzeigen, wie man durch ein cleveres Dienstleistungs- und uneingeschränktes Lieferportfolio genau dort diese Einsparpotentiale umsetzen kann.
Denn dann spart man doppelt: bei den Artikeln der A-Lieferanten UND den verringerten Prozesskosten bei B-und C-Artikeln. Auch wenn hin und wieder einzelne Produkte teurer sein sollten, werden hier dennoch deutliche Einsparungen generiert. Wenn man seine Beschaffungs- und Kreditorenprozesse optimieren lässt, ist man auf dem besten Weg zum wirklich kosteneffizienten Einkauf.