„Wir brauchen sehr schnell Produkt X – es eilt!“
Diesen Satz kennt man im Einkauf: Schnell muss es gehen. Die Crux bei der Sache ist der Konflikt zwischen den Zielen der verschiedenen Abteilungen. Für die Bedarfsabteilung muss es schnell gehen und für den Einkauf muss eine günstige Lösung her – das geht oft nicht Hand in Hand.
Ein einfacher Gedanke in der operativen Bearbeitung ist nun:
- Eine rudimentäre schnelle Suche verbraucht eher Zeit, als dass sie einen großen Nutzen hätte,
- Zeit ist Mangelware
- und die Bedarfsabteilung wird schon wissen was sie da tut.
… und dahin geht sie, die Beschaffungsstrategie.
Die Ideen aus den Bedarfsabteilungen sind nicht schlecht – im Gegenteil: Fast immer machen sich die Abteilungen, in alle Richtungen gehend, Gedanken bei der Lieferantenwahl. Gleichzeitig versucht der Einkauf alle Möglichkeiten der Beschaffung im Rahmen der Unternehmensstrategie umzusetzen.
Häufig schränkt der Zeitdruck im Einkauf die Möglichkeiten am Markt stark ein. Das schnell benötigte Produkt verdrängt den preisgünstigen Einkauf. Die schnelle Lieferung erfolgt durch undefinierte Prozesse und lässt zudem die administrativen Kosten nach oben schnellen. Obwohl im Einkauf ja bekanntlich auf jeden Cent geachtet wird, spielen der Preisnachteil und die hohen Prozesskosten keine Rolle mehr.
Die klassischen Zielkonflikte von Einkauf und schneller Beschaffung können leicht gelöst werden:
Jeder Einkäufer ist sofort auf der sicheren Seite, wenn er einen Servicepartner hat, der zuverlässig und schnell seine eilige Bestellung immer kostengünstig und in einem vorab definierten Prozess abwickelt. Die Arbeitsteilung mit dem Servicepartner ist kundenspezifisch festgeschrieben.
Die Lieferanten- und Herstellerunabhängige Prozessstandardisierung durch den unabhängigen Dienstleister ist ein großer Optimierungshebel. Sie sorgt von den Bestellungen aus Unternehmens- und Fachbereichsbezogenen Warenkörben bis hin zum reibungslosen Rechnungsdurchlauf und optimierter Rechnungsregulierung.