Viele Mitarbeiter im Einkauf und in den Fachabteilungen sind mit dem Tagesgeschäft bereits an ihren Kapazitätsgrenzen angelangt. Es kommt immer öfter und nicht nur in Urlaubszeiten vor, dass die Vielzahl der operativen Prozesse an manchen Tagen überhand nehmen. Es ist zwar positiv, wenn das Geschäft floriert, andererseits ist es schlecht für das Unternehmen. Es verliert Geld, weil Zeit für das „Wichtige“ im Einkauf fehlt.
Die Mitarbeiter werden zu sehr von einkaufshemmenden, bürokratischen und alltäglichen kleineren Tätigkeiten in Anspruch genommen. „Das Unternehmen ist eben so strukturiert“, hört man dann – „Man kennt die Abläufe und lebt schon lange gut damit.“ Und man sieht unteranderem auch aus Zeitgründen, keinen Ansatz sich unbedingt mit diesem Thema beschäftigen zu müssen. Denn wie bereits erwähnt, das Geschäft blüht.
Genau genommen werden die unzähligen kleinen Schritte um Materialien wie C-Teile, Ersatzteile/MRO und indirekter Materialbedarf zu bestellen nur am Preis festgemacht. Wirtschaftlich sinnvolle Überlegungen, die in Richtung Automatisierung und Standardisierung gehen und in anderen Bereichen seit Jahrzehnten Einzug gehalten haben, kommen aus Zeitgründen nicht zum Zuge.
Statt nur den Kaufpreis und nur das Freigabeverfahren im Auge zu haben, wäre es doch deutlich sinnvoller auch über die verdeckten administrativen Kosten bei Nebenlieferanten, also über den Gesamtprozess einmal nachzudenken.
Einsparungen durch Prozessoptimierung zu generieren sind für einen erfahrenen Dienstleister kein Hexenwerk. Wird einmal die kundenspezifische Beschaffungsregel besprochen, wird der professionelle Dienstleister dauerhaft für eine optimale, flexible und kundenspezifische Bestellabwicklung sorgen und die Mitarbeiter haben endlich Zeit für das „Wichtige“.
Veränderungen sind jedoch nicht immer beliebt. Aber hier geht es um viel Zeit und Geld! Prozesskosteneinsparungen kann man für neue Ideen, beispielsweise die Generierung von mehr Umsatz, einsetzen. Und warum sollten Unternehmen dies nicht nutzen?